Depuis le 22 novembre 2018, AFNOR Certification décline la marque NF, signe de qualité reconnu, à une activité en vogue pour qui prépare sa transformation numérique : la numérisation fidèle de documents sur support papier. Voici la certification NF 544
Quelle est l’origine de la certification NF 544 ?
NF 544 est l’abréviation de la marque NF nouvellement créée par AFNOR Certification : « NF Service prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier ». Elle a été créée en réponse aux besoins exprimés par les acteurs de la numérisation, dans la lignée de deux textes ouvrant la porte au tout-numérique. Le premier est le décret du 5 décembre 2016, modifiant le Code civil pour y faire figurer la numérisation fiable et la possibilité de détruire les originaux papiers ; le second est la publication en 2017 de la norme volontaire NF Z42-026 « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ».
Norme, certification, quelle est la différence ?
La norme NF Z42-026 est un document d’application volontaire. Élaboré par les professionnels eux-mêmes sous l’égide d’AFNOR, il présente les conditions que doivent réunir les opérations de numérisation pour prétendre rendre document physique et document numérique équivalents. Elle peut être utilisée par toute organisation qui souhaite numériser des documents à l’aide d’un scanneur ou d’un copieur. Un processus complet de transformation numérique du document papier est proposé. Elle donne aussi des recommandations pour améliorer les images numérisées, constituer et indexer des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles, des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.
À la différence, la certification NF 544 désigne la prestation que délivre AFNOR Certification, en tant qu’organisme certificateur impartial, chez qui souhaite faire constater qu’il applique les bonnes pratiques. Cela suppose d’apporter toutes les preuves d’un parfait respect du cahier des charges, lequel reprend la norme NF Z42-026 et des critères additionnels sur la gestion des sous-traitants, du personnel, des documents, le suivi d’indicateurs, la gestion des réclamations et l’amélioration continue.
Qui peut être certifié NF 544 ?
La certification NF Service 544 s’adresse en premier lieu aux éditeurs de logiciels de numérisation et aux prestataires de services. Elle va leur permettre de standardiser leur activité et de valoriser leur profession en répondant aux attentes des donneurs d’ordre (banques, caisses d’assurance maladie, représentants de l’Etat et de collectivités locales, hôpitaux, assureurs, experts comptables…).
Pourquoi être certifié NF 544 ?
C’est un vecteur de confiance entre le client utilisateur du service de numérisation, le prestataire de service, l’organisme certificateur et les prescripteurs. Pour les acteurs de la numérisation, c’est un moyen opérationnel d’améliorer sa qualité de service, de fidéliser et d’accroître sa clientèle souhaitant se délester en toute quiétude des originaux papiers. La certification prouve que l’entreprise s’engage à délivrer des services de numérisation en assurant l’intégrité et la portabilité des documents numériques. Pour le donneur d’ordre, cela permet d’envisager la destruction anticipée des originaux papiers. Ou, à défaut, de garder deux support sans perte d’intégrité afin de diversifier les risques.
Quelles sont les modalités à suivre pour se faire certifier NF 544 ?
Cette certification fonctionne sur la base du volontariat. Les éditeurs et les prestataires de services sont donc libres de la solliciter. Pour cela, ils adressent leur candidature à AFNOR Certification, en remplissant le dossier mis à disposition. Une étude de recevabilité est réalisée, avant qu’un audit soit diligenté sur le site de l’entreprise, pour vérifier que les critères du référentiel de certification sont bien remplis. Si tous les feux sont au vert, le certificat est accordé pour trois ans, et le bénéficiaire peut l’afficher sur sa communication. Un audit annuel est ensuite réalisé pour s’assurer du respect des exigences dans le temps.
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